Microsoft Copilotで社内文書を要約させたい。質問に答えさせたい。そう考えたとき、参照させたい資料が紙のままだと、そもそもCopilotに渡せないという壁にぶつかります。
Copilotは、Microsoft 365上のファイルやアップロードした文書のテキストを読んで回答します。つまり、紙の資料はスキャンしてテキスト化しておく必要があります。
本稿では、紙の社内文書をCopilotで活用するための準備を、手順に沿って解説します。
Copilotで紙の社内文書を活用するにはOCRが必要
結論から言うと、紙の資料をCopilotで使うには、スキャンして「文字を認識させたPDF（検索可能PDF）」にしておくのが確実です。
Copilotは、SharePointやOneDrive上のファイル、あるいはアップロードした文書のテキストを読み取って回答を生成します。
一方、紙をスキャンしただけの画像PDF（OCRされていないもの）は、SharePointの検索インデックスに乗りにくく、Copilotが内容を正しく拾えないことがあります。
ここで必要になるのがOCR（光学文字認識）です。画像の中の文字をテキストデータに変換するこの処理を施すことで、Copilotが本文を認識できるようになります。「スキャン」と「OCR」の2工程を経て初めて、紙の資料はCopilotが扱えるデータになります。
読み込ませるまでの手順
紙の社内文書をCopilotで使えるようにするまでの流れは、大きく3ステップです。
ステップ1：スキャン（紙を画像にする）
まず資料を画像として取り込みます。OCRを前提とするなら解像度は300dpi程度が目安で、文字が小さい資料やかすれた資料はより高い解像度が適しています。製本された資料や裁断できない原本は、本を開いた状態で読み取る非破壊スキャンを選ぶと原本を傷めません。
ステップ2：OCR処理（検索可能PDFにする）
スキャン画像にOCRをかけ、テキストを埋め込んだ検索可能PDFを作成します。資料の量が多い場合や、手書き・縦書き・多言語が混じる場合は、精度が仕上がりを大きく左右します。ここがCopilotの回答品質に直結する重要な工程です。
ステップ3：Microsoft 365に取り込む／アップロードする
OCR済みのファイルをSharePointやOneDriveなど、Copilotが参照できる場所に保存します。組織で運用している場合は、Copilotが参照する範囲にファイルを置くことで、社内文書に基づいた回答を得られます。あわせて、ファイル名やフォルダ構成、分類情報を整えておくと、Copilotが適切な文書を見つけやすくなります。
うまく読み取れないときの原因
Copilotに資料を渡したのに回答がかみ合わない。そもそも読み取れない。そんなときは、次の4つを確認してください。
原因1：OCRがかかっていない
もっとも多いのがこれです。PDFの文字を選択・コピーできるかどうかが、OCRの有無を見分ける目安になります。
原因2：OCRの精度が低い
誤認識が多いと、Copilotの回答にも誤りが混じります。
原因3：レイアウトが複雑
表・二段組み・縦書きを含む資料は読み順が崩れ、文脈が正しく伝わりません。
原因4：手書きや数式を含む
活字に比べて認識の難易度が上がります。
こうした資料では、精度の高いOCRや人の目による確認を組み合わせることで、Copilotに渡したときの品質が安定します。
＞＞スキャンしたPDFがAIで読めない場合の原因と対処はこちらで解説しています。
著作権・機密の注意
資料をスキャンしてCopilotに読み込ませる際は、対象資料の扱いに注意が必要です。安心して電子化・活用できるのは、自組織が権利を持つ資料です。自社で作成した文書、社内資料、報告書、あるいは権利処理を済ませた資料が該当します。市販書籍のスキャンを業者に代行してもらう「自炊代行」は判例で複製権侵害と判断されており、当社をはじめとするスキャン代行ではお引き受けできません。
また、社内文書は機密性の高いものが多いため、外部に電子化を委託する場合は委託先の管理体制が重要です。作業が国内の自社施設内で完結するか（海外への再委託がないか）、セキュリティ体制はどうか、電子化後の原本の扱いまで確認しておくと安心です。
少量でも大量でも：用途別の進め方
数枚〜数十枚程度なら、まず少量からのテストスキャンで仕上がりとOCR精度を確認し、問題なければ本発注に進むのがスムーズです。一方、部署に蓄積した数百〜数千枚規模の社内文書をまとめてCopilotで活用したい場合は、処理能力のある外注先の活用が実質的な前提になります。当社では書類1枚からのご依頼に対応しつつ、1日10万枚の処理能力で大量の資料にも対応しています。機密性の高い社内文書も、国内の自社内で一貫処理するため安心してお任せいただけます。
＞＞RAGや社内AIの精度が上がらない場合のデータ品質の見直しはこちらで解説しています。
よくある質問
Q1. Copilotは社内のファイルを自動で読んでくれるのでは？
A. CopilotはMicrosoft 365上のファイルを参照できますが、対象がテキストを持つファイルであることが前提です。OCRされていない画像PDFはCopilotが内容を拾えないことがあるため、OCR処理をしておくと確実です。
Q2. OCRがかかっているか確認する方法は？
A. PDFを開いて本文の文字を選択・コピーできればOCR済みです。選択できず画像として扱われる場合は、OCR処理が必要です。
Q3. 手書きの資料も読み込ませられますか？
A. 手書き文字はOCRの認識精度が下がる領域です。高精度OCRや人手による確認を組み合わせれば品質を高められますが、文字の状態によって仕上がりが変わるため、テストスキャンでの事前確認をおすすめします。
Q4. 機密性の高い社内文書でも依頼できますか？
A. 可能です。当社は全作業を国内の自社施設内で行い、海外への再委託はありません。電子化後の原本は返却または機密溶解処理までご相談に応じます。
Q5. 大量の社内文書をまとめて依頼できますか？
A. 可能です。当社は1日10万枚の処理能力があり、部署単位の大量の資料も短納期で電子化できます。書類1枚からのご依頼にも対応しています。
まとめ
Microsoft Copilotに紙の社内文書を活用させる鍵は、「スキャンしてOCRをかけ、文字を認識させたPDFにする」ことです。
そしてOCRの精度が、そのまま回答の質を左右します。手書きや表を含む資料では、高精度な処理や人手の補正が効いてきます。
あわせて、対象は自組織が権利を持つ資料に絞り、機密文書は管理体制の整った委託先を選ぶことが安心につながります。
スキャンプロでは、書類1枚からの少量対応も、部署単位の大量資料も、国内の自社内で一貫して電子化しています。まずはテストスキャンで、手元の資料がCopilotでどう使えるか試してみてはいかがでしょうか。