竣工図書の整理でもう困らない——工事別・物件別の電子管理術 - SCAN-PRO

建設・設備業にとって、竣工図書は建物や設備の「カルテ」ともいえる重要書類です。しかし、「工事が終わるたびに分厚いファイルが増えていく」「過去の物件の竣工図書がどこにあるか分からない」といった悩みを抱えている企業は多いのではないでしょうか。

竣工図書には、設計図面、施工図、設備仕様書、試験成績書、保証書など、多種多様な文書が含まれます。これらが工事ごとに整理されていなければ、改修工事やメンテナンスの際に必要な情報を探し出すのに膨大な時間がかかります。

本記事では、竣工図書の管理課題と、電子化による整理・管理のベストプラクティスをご紹介します。

竣工図書の管理が煩雑になる理由

規模にもよりますが、1件の工事で発生する竣工図書はファイル数冊〜数十冊分に及ぶことがあります。これが何十件、何百件と積み重なれば、物理的な保管だけでも大きな負担です。

工事の種類や発注者の要求仕様によって、竣工図書に含まれる書類の種類や構成はまちまちです。統一的な整理ルールがないまま保管されていると、後から必要な書類を探す際に「この工事では何がどこに綴じてあるのか」から確認する必要があります。

本社、支店、倉庫、現場事務所など、竣工図書が複数の拠点に分散して保管されていることも珍しくありません。「あの物件の図書は本社にあるはず」と思って探したら実は別の倉庫にあった——という非効率は、建設業界では日常的に起きています。

電子化した竣工図書を、工事番号や物件名をキーにしたフォルダ構成で管理すれば、必要な図書に迷わずアクセスできるようになります。たとえば「物件名 > 工事種別 > 文書種別」の3階層で整理すれば、直感的に目的の文書にたどり着けます。

OCR処理を施したPDFであれば、文書内の文字情報で全文検索が可能です。「設備型番」「施工会社名」「工事年度」などのキーワードで横断検索すれば、数千件のファイルの中からピンポイントで必要な文書を見つけ出せます。

クラウドストレージや社内ネットワーク上にデータを配置すれば、本社からも支店からも、必要なときに必要な竣工図書にアクセスできます。現場のタブレットから図面を確認するといった使い方も実現できます。

フォルダの階層構造は、実際に図書を探すときの思考パターンに合わせて設計するのが鉄則です。「まず物件名で探す」のか「まず年度で探す」のかは企業によって異なるため、現場の声を聞いたうえで決めることが重要です。

「物件コード_文書種別_版数」のように、ファイル名の命名ルールを統一しておくことで、ファイル名だけでも概要が把握できるようになります。命名規則は電子化を始める前に決めておくことが重要です。

竣工図書にはA0・A1サイズの図面とA4・A3の文書が混在しています。大判図面は専用スキャナーが必要なため、通常書類とは別の工程で処理するのが効率的です。専門のスキャニングサービスであれば、両方をまとめて対応できます。

A. はい、切手サイズからA0サイズまで対応しています。10機種30台以上の業務用スキャナーから、原稿のサイズや種類に合った機材を選定して処理します。

A. はい、ファイル名・フォルダ構成・解像度など、お客様の業務に最適な形式で納品いたします。発注者から指定されたフォーマットがある場合も対応可能です。

A. はい、もちろん可能です。すべてを一度に行う必要はなく、利用頻度の高い物件から優先的に進める方法が一般的です。納期に余裕をいただければ費用を抑えることもできます。

A. すべての加工を自社内で完結しており、外部委託や海外加工は一切行っていません。機密情報を含む図書も安心してお任せいただけます。

A. 原本保管が不要になった紙書類については、機密文書の溶解処理もお受けしています。保管が必要な書類については、そのまま返却いたします。

竣工図書の電子化は、建設・設備業の「図書管理コスト」を大幅に削減する有効な手段です。工事別・物件別の一元管理、全文検索、複数拠点からのアクセスが実現するだけでなく、紙の劣化リスクからも解放されます。

「倉庫に眠っている竣工図書を何とかしたい」「新しい工事からデジタル管理に切り替えたい」——どちらのケースにも対応いたします。まずはスキャンプロにお問い合わせください。